BRUGERVILKÅR for tilmelding til Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026 arrangeret af Lejre Kommune via digital eventsystem ”ConferenceCommunicator”, www.conferencecommunicator.com, ejet af softwarefirmaet ATTENDWISE Aps cvr. 33870477.

1.0. Generelt
1.1. Arrangøren af Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026 er Lejre Kommune, Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø, CVR. 29188548 (herefter ”arrangøren”).

1.2. Aftale om brug af ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem og beskedsystem indgås mellem dig og Arrangøren.

1.3. Attendwise Aps tilbyder udelukkende digitalt eventsystem (jf.1.2) til brug for dette arrangement. Attendwise Aps påtager sig intet ansvar for arrangementets indhold, eventuelle mangler eller lignende i forbindelse med afholdelsen eller manglende afholdelse, idet der henvises til Arrangøren.

1.4. Nærværende betingelser gælder for Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026 og skal ved din tilmelding hertil være læst og accepteret ved særskilt afkrydsning før du kan endeligt tilmelde dig.

2.0 Bekræftelse 
2.1. Når tilmeldingen er gennemført, modtager du typisk en e-mail med bekræftelse på, at du er tilmeldt Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026. Har du tilmeldt flere deltagere, modtager du en samlet kvittering med oversigt over alle de tilmeldte.

2.2. Din tilmelding giver dig personlig adgang til Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026. Tilmeldingsbekræftelsen fungerer som adgangsbevis til arrangementet (kun ved fysisk deltagelse), og må ikke kopieres eller på anden måde forsøges anvendt flere gange med henblik på at skaffe flere personer adgang til samme arrangement.

3.0. Afmelding eller ændring foretaget af dig
3.1 Tilmelding er som udgangspunkt bindende. Men hvis du skulle blive forhindret i at deltage til arrangementet, er det vigtigt, at du afmelder dig senest d. 05-05-2026 14:43:00. Du afmelder dig ved at logge ind på tilmeldingssitet med dit bruger-id og login eller ved at klikke på det medsendte link til automatisk log-in. Eller ved at kontakte den eventansvarlige på claam@lejre.dk.  

4.0 Flytning eller Aflysning foretaget af Lejre Kommune

Arrangøren forbeholder sig ret til at ændre og aflyse Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026, fx hvis:

4.1 Der ikke er tilstrækkeligt med antal tilmeldinger.

4.2 Hvis der sker uforudsete situationer, som gør det nødvendigt for Arrangøren at aflyse arrangementet, fx ved sygdom/epidemi, vejrforhold, eller lignende forhold, som Arrangøren ikke på forhånd har kunnet forudse, og som gør gennemførslen af arrangementet uforholdsmæssigt vanskelig.

4.3 Arrangøren forbeholder sig retten til evt. at ændre arrangementets dato og tidspunkt; evt. afholdelsessted; og evt. at foretage mindre ændringer i arrangementets indhold.

4.4 Hvis der forekommer ændringer, vil Arrangøren så vidt muligt informere om ændringer via e-mail og i så god tid som muligt.

5.0. Persondatapolitik

5.1. Generelt
Ved accept af nærværende betingelser accepterer du, at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med beskrivelsen i betingelserne.

Lejre Kommune er Dataansvarlig og håndterer dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning på området. Leverandør af ConferenceCommunicator eventsystem, Attendwise Aps, er Databehandler. Det betyder, at ansvaret for behandling af dine personoplysninger ligger hos Lejre Kommune, og ved enhver henvendelse skal du henvende dig til Dataansvarlig med kontaktinformationer angivet nedenfor.

5.2. Formål og brug af ConferenceCommunicator eventsystem
Ved tilmelding og anden brug af ConferenceCommunicator bliver dine indtastede oplysninger overført og gemt i Attendwise Aps’ digitale eventsystem ConferenceCommunicator og med formålet:

5.2.1. Cookies
ConferenceCommunicator Tilmeldingssite (og de evt. andre af Arrangøren opgivne funktioner i ConferenceCommunicator eventsystem) anvender cookies til tekniske nødvendige forhold. Cookies er en tekstfil til at genkende brugernes computer samt logging, for at kunne servicere handling i forbindelse med tilmelding mv. og for at kunne håndtere de nødvendige services i forbindelse med formålet. Du kan ikke benytte hjemmesiden, hvis du vælger at afvise brugen af cookies. De tekniske cookies bliver automatisk slettet af din browser, når du lukker din browser session. (For vejledning til at slette cookies, kan du søge det på nettet i forhold til din browser. For de fleste browsere gælder: Gå til din browsers indstillinger, vælg 'Privatliv og sikkerhed', derefter 'Slet browserdata' og til sidst marker 'Cookies og andre websitedata' for den ønskede tidsperiode og klikke på 'Slet data'. En hurtig måde at få vinduet frem på i mange browsere er at bruge genvejen Ctrl + Shift + Delete). 

5.2.2.Tilmeldingssystem
Du tilmelder dig Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026 via ConferenceCommunicators online tilmeldingssystem forud for eller ved ankomst til Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026. Du skal acceptere tilmeldingsbetingelserne, før du kan endeligt tilmelde dig. Du afmelder dig ved at logge ind på tilmeldingssitet med dit bruger-id og login eller ved at klikke på det medsendte link til automatisk log-in. Eller ved at kontakte den eventansvarlige på claam@lejre.dk.  

5.3 Personoplysninger
Vi indhenter kun de personoplysninger, som du har indtastet i tilmeldingsformularen, som er nødvendige for at kunne give dig den service, der er forbundet med håndtering af din registrering samt til basisinformation og statistisk brug. Det er typisk almindelige personoplysninger som navn, titel, firma/organisation, e-mail og evt. telefonnummer. Hvis vi indhenter oplysninger om madpræferencer er det kun med henblik på at servicere dig rette forplejning under arrangementet. Samt der kan forekomme anden behandling af personoplysninger i ConferenceCommunicator eventsystem, hvis angivet i pkt. 5.2.

5.3.1 Aktivt samtykke
Hvis vi indhenter oplysninger om madpræferencer, og du angiver dine præferencer i et tilmeldingsfelt med valgmuligheder og/eller fritekst, betragtes det som et samtykke, til at vi må behandle data i henhold til formålet at kunne servere rette forplejning, herunder videregivelse af informationerne til samarbejdspartner (catering, afholdelsessted). Hvis vi ønsker at kunne videregive oplysninger til 3.part som fx udstillere el. sponsorer, har du skulle give aktivt samtykke til dette, typisk via afkrydsningsfelt. Samt du skal give aktivt samtykke, hvis vi giver dig mulighed for at tilmelde dig vores nyhedsbrev.

Bemærk: Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, og i tilfælde af at du ønsker dette, skal du henvende dig til den Dataansvarlige angivet nedenfor. Hvis vi indhenter tilladelse til opskrivning til nyhedsmail, kan du tilbagetrække samtykket ved at afmelde dig via afmeldingslinket direkte i nyhedsmailen.

5.3.2 Formål
Vi bruger dine tilmeldingsdata til ekspedition af tilmeldingen samt kommunikation vedrørende det tilmeldte arrangement. Data opbevares og gemmes så længe vi finder det nødvendigt for ekspeditionen af tilmelding. Se nedenfor vedrørende opbevaring og sletning af persondata.

Hvis vi bruger dine data til andet formål end ovennævnt, er dette oplyst. F.eks., hvis du har givet tilladelse til at vi videregiver dine kontaktoplysninger til udstillere eller aktivt tilmeldt dig vores nyhedsbrev.

5.3.3 Navneskilt/Adgangskort
Hvis vi bruger Navneskilt/Adgangskort genereres de ud fra din indtastning med relevante deltagerinformationer. Enten i systemet med overførsel fra tilmeldingsformular til navneskiltsskabelon og/eller via eksport fra systemet og import til andet system eller manuel håndtering.

5.3.4 Beskedsystem
Du kan modtage e-mailbeskeder fra systemet, såvel automatiske bekræftelsesmails og ad hoc e-mails. Du kan evt. modtage sms-beskeder, hvortil vi har indhentet dit telefonnummer.

5.3.5 Billeder
Der tages muligvis stemningsbilleder på Velkomstmøde for nye borgere - 6. maj 2026, som betyder, at du kan være del af en gruppe på billedet uden samtykke. Er det et portrætbillede, indhenter vi skriftlig samtykke, før vi publicerer det (som du har ret til at tilbagetrække).

5.4. Videregivelse af data
Arrangør og Attendwise Aps videregiver ikke de registrerede personoplysninger til tredjemand medmindre:

5.4.1 Hvis en tredjemand benytter data på Arrangørens ordre.

5.4.2 Hvis du ved særskilt afkrydsning har accepteret at dine deltagerinformationer må være synlig på en digital deltagerliste, evt. i event app, tilmeldingssite, website olign.

5.4.3 Hvis du ved særskilt afkrydsning har accepteret at oplysninger bruges til udsendelse af et nyhedsbrev.

5.4.4 Hvis du ved valgmuligheder og/ eller tekstboks har indikeret specielle madønsker, kan disse data videreføres til catering/afholdelsessted med henblik på at yde dig den service, som stemmer overens med dit ønske.

5.4.5 Hvis du har accepteret, at data må videregives til udstillere og evt. sponsorer for at kunne fremsende materiale eller andet.

5.5. Sikkerhed og beskyttelse
Data som e-mail og anden kommunikation som foregår mellem Arrangør og dig som bruger eller mellem jer brugere, samt brugernavn og password gemmes krypteret, og overføres krypteret. Anden information gemmes delvist krypteret og overføres krypteret.

Arrangør og Attendwise Aps har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod personoplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbrug.

5.6. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 
Arrangør sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for dem til formålet angivet ovenover. Oplysningerne opbevares op til 5 år efter arrangementet har været afholdt. Årsagen hertil er at kunne servicere dig og finde frem til dine data, hvis det er relevant.

5.7. Dine rettigheder
Som registreret har du altid mulighed for indsigt og for at kan gøre indsigelse mod en registrering i henhold til reglerne i Databeskyttelsesforordningen. Du kan gøre brug af dine rettigheder til indsigelse mod behandlingen og få foretaget ændringer eller sletning hurtigst muligt. Hvis du har spørgsmål omkring behandlingen af dine personlige oplysninger, eller ønsker indsigt i behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du vil gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den Dataansvarlige, som angivet nedenfor. 

5.7.1 Tilbagekaldelse af samtykke
Har du givet samtykke til en eller flere aktiviteter, fx deling af dine data med 3.mand (fx udstillere), og/eller samtykke til publicering af portrætbilleder, er det din ret at kunne tilbagekalde dette samtykke.

5.7.2 Retten til indsigt og til indsigelse i egne personoplysninger: Du er til enhver tid berettiget til at få oplysninger om hvordan dine personoplysninger behandles herunder f.eks. hvilke oplysninger der er registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, kategorien af personoplysninger, modtagere af personoplysninger mv..

5.7.3 Retten til berigtigelse 
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som er registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til Arrangøren, så oplysningerne kan blive korrigeret.

5.7.4 Retten til sletning 
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af Arrangøren. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. grundet overholdelse af retlige forpligtelser, eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er Arrangøren ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

5.7.5 Retten til begrænsning af behandling 
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, der behandles om dig, ikke er korrekte eller den pågældende behandling menes at være ulovlig.

5.7.6 Retten til dataportabilitet 
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og overført til en anden dataansvarlig.

6.0. Klage til Datatilsynet

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan det ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens vej 35, 2500 Valby, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om Databeskyttelsesloven og Databeskyttelsesforordningen på www.datatilsynet.dk.

7.0. Kontaktinformationer på den Dataansvarlige hos Lejre Kommune

Lejre Kommune, Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø, CVR. 29188548, Mail:claam@lejre.dk, Tel.: 40 89 25 25 

Er du sikker på, at du ønsker at afmelde dig?

Ja, afmeld mig    Nej, jeg fortryder

Luk

Du er ved at afslutte tilmeldingen. Er du sikker?