Fordele med ConferenceCommunicator

Den helt store fordel for dig ved at bruge ConferenceCommunicator eventsystem er, at du sparer tid i planlægning og administration af dine events og kurser, samtidig med at du får styr på deltagerlogistikken.

En anden lige så stor fordel er, at dine deltagere, oplægsholdere og udstillere oplever en professionel styring og kommunikation. Du giver dem let adgang til såvel tilmelding som kommunikation og information. Og du kan tilbyde dem relevante møder under dit event.

Du oplever også en fordel ved at ConferenceCommunicator er et modulopbygget eventsystem. For du skal selvfølgelig kun vælge og betale for de moduler, som du har brug for. Har du brug for flere moduler, ja, så skal du kun lære et system at kende, samtidig med at data hænger naturligt sammen. 

Fordele til faglige konferencer 

Når du arrangerer konferencer, skal du selvfølgelig indhente tilmeldinger og kommunikere med deltagerne på en effektiv måde før konferencen, samt kommunikere og engagere deltagerne under eventet - og efter. Du har naturligvis også oplægsholdere, som du skal kommunikere med og formidle om til deltagerne.

Med ConferenceCommunicator eventsystem sparer du tid i planlægning og får styr på deltagerlogistikken med vores tilmeldingssystem. Samt du giver deltagerne let adgang til program og praktisk information og andre relevante informationer via event app´en. Du kan scanne deltagerne ved ankomst og workshop, og du kan tildele dem pladser ved borde. Samt du kan medvirke til at skabe relevante møder og øget networking med vores matchmaking platform.

Fordele til medarbejderevents - strategi som sociale events

Når du holder medarbejderevents, skal du selvfølgelig vide hvem og hvor mange der kommer. Du skal derfor ikke "kun" vide hvem og hvor mange, der har tilmeldt sig. Men du skal vide hvem og hvor mange, der deltog. Ofte ønsker du at planlægge hvem, der skal sidde ved hvilke borde. Og måske skal medarbejderne have navneskilte på.

Med ConferenceCommunicator kan du importere medarbejderne til systemet og sende invitationer med link til personlig tilmeldingsformular. Du kan ankomtsscanne medarbejdernes personlige QR-kode med event app, og du kan printe navneskiltene på stedet med onsite print af navneskilte. Samt du kan inddele medarbejderne ved borde til aftenens middag. Og du kan involvere medarbejderne med spørgsmål, afstemning og ordsky via event app.

Fordele til messer og konferencer med udstillere

Når du holder messe, eller konference med udstillere, skal du både tilfredsstille udstillere og messegæster. Som arrangør har du derfor til opgave at skabe de bedste rammer for at udstillere og messegæster kan mødes med værdifuldt udbytte for begge parter. Du skal promovere udstillerne overfor messegæsterne og sørge for at de får talt med relevante udstillere, og du skal sørge for at udstillerne får styr på deres leads.

Med ConferenceCommunicator eventsystem tilbyder vi dig forskellige muligheder for at skabe værdi for både udstillere og messegæster. Så du øger chancen for at udstillerne får flest relevante leads med hjem.

Fordele til kurser

Når du planlægger og arrangerer kurser, er der mange administrative ting, som du skal have styr på. Ligesom ved konferencer. Men udover at indhente tilmeldinger og kommunikere med deltagerne, så skal du vise et samlet kursuskatalog og give kursissterne let agang til tilmelding og evt. også adgang til deres personlige kursusside. Og du skal give kursusbeviser til de kursister, som deltog.

Med ConferenceCommunicator Kursussystem har du udover tilmeldingssystem også adgang til specifikke funktioner målrettet kurser som digitalt kursuskatalog, kursusbevis-skabelon, underviseradministration og andre relevante digitale værktøjer til administration af dine kurser.

Hvem er vores kunder og hvilke typer af events holder de?

Vores kunder tæller både private og offentlige, såvel store virksomheder som mindre, branche - og medlemsorganisationer, samt kommuner og statslige institutioner.

ConferenceCommunicator løser forskellige behov hos kunder som Dansk Fjernvarme, Danske Vandværker, National enhed for Særligt Kriminalitet (NSK - Politi), FTZ Autodele & Værktøj A/S, Brønderslev Kommune, ATV - Jord og Grundvand mfl.

Vores kunder holder forskellige typer af events. Som faglige konferencer, medlemsevents, messer, medarbejderevents, kunde - leverandørevents og kurser. Mange har behov for de samme digitale eventmoduler, mens nogle har behov for specfikke eventmoduler, som er særligt målrettet eventtypen. 

Faglige konferencer og kunde-leverandørevents

Vores kunder som holder konferencer og kunde-leverandørevents bruger vores tilmeldingssystem til indhentning af tilmeldinger - med eller uden betaling. De bruger vores event app til visning af program, information, deltagerliste, materiale, evaluering mv., samt til deltagerinvolvering med spørgsmål og afstemning. De fleste bruger  ankomstscanning og onsite print af navneskilte. Nogle bruger bordplanlægning, mens andre bruger matchmaking platform til at faciltere relevante møder.

Nogle konferencer er store med mange deltagere og har et meget omfattende program med både plenum og sideløbende spor og workshops. Mens andre konferencer er mindre, herunder kunde-målrettede events. Nogle varer én dag, mens andre varer 2-3 dage. Nogle konferencer er gratis, mens andre koster penge.

Medarbejderevents - strategiseminarer og sociale events

Vores kunder, som afholder medarbejderevents bruger tilmeldingssystemet til at indhente tilmeldinger, og ofte importerer de deltagerne til systemet og udsender invitation med direkte link til medarbejdernes personlige tilmelding. De bruger ankomtsscanning til scanning af medarbejdernes personlige QR-kode og nogle bruger også onsite print af navneskilte, samt inddeling af medarbejderne ved borde til aftenens middag.

Medarbejderevents, som afholdes er både strategiseminarer og sociale events. Nogle gange en kombination af strategi og social element i samme event. Formålet er at formidle og arbejde med strategi, samt holde sociale sammenkomster for at styrke fællesskabet. 

Faglige og branchespecifikke messer

Vores kunder som afholder messer bruger tilmeldingssystemet til at indhente tilmeldinger og ankomstscanne ved ankomst - såvel messegæster som udstillere. De fleste bruger også onsite print af navneskilte og tilbyder let adgang til udstillerinformation og program via event app. Samt adgang til lead scanner, hvorved udstillerne kan scanne deres leads. Flere og flere messearrangører sparer tid ved at automatisere indhentning af messematariale fra udstillerne via vores særlige modul TaskCommunicator. 

Messearrangører tæller både branche - og medlemsforeninger og virksomheder. Nogle har mellem 500-1000 deltagere, og andre har 2-3000 deltagere, mens enkelte har op mod de 10.000 deltagere. Fælles for dem alle er at spare tid i administration og tilbyde både udstillere og messegæster værdi. 

Faglige branchespecifikke kurser

Vores kunder, som arrangerer kurser, bruger vores kursusystem med tilmeldingssystem og specifikke kursus-målrettet funktioner til at præsentere et digitalt kursuskatalog på deres website med link til tilmelding og personlig kursusside til hver kursist, samt kursusbevisskabelon til generering af kursususpecifikke beviser. Nogle tilbyder også underviserne adgang til underviser-administration med overblik over deres kurser og med mulighed for at de kan ankomstregistrere kursisterne.

Vores kunder, som holder kurser, er både nogle, der holder 20-30 kurser om året og nogle med omtrent 400 kurser om året. Mange kurser har deltagerbegrænsning med 15-20 deltagere pr. kursus. Fælles for kursusarrangørene er at det skal være let at oprette nye kurser, samt let at se samlet deltagelse og deltagelse pr.kursus. 

Indhentning af tilmeldinger og styr på deltagerlogistikken

Uanset eventtype, indhenter arrangørene tilmeldinger til deres events med vores tilmeldingssystem og sparer tid, samtidig med at der kommer styr på deltagerlogistikken. Nogle indhenter tilmeldlingsformular til deres website via iframe, mens andre henviser til tilmeldingen i ny fane. Nogle inviterer deltagerne med direkte link til præudfyldt tilmeldingsformular.

Arrangørene indhenter præcis de informationer, som de har behov for. Lige fra få nødvendige deltagerinformationer til udvidet informationer, bl.a. interesser og madpræferencer. Og nogle indhenter reservation af hotelværelse eller busplads og tilmelding til workshops. 

Dem, der tager mod betaling benytter vores produkt - og ordresystem (betalingsmodul) til håndtering af betaling via faktura, EAN faktura og/eller betalingskort. Nogle får med stor fordel genereret automatiske fakturakladder direkte over til deres økonomisystem.

Digitalisering af programmet og deltagerinvolvering

Arrangørerne bruger vores event app til at formidle al relevant indhold om deres event ned i lommen på deltagerne - som program, praktisk informationer, deltagerliste, oplægsholderliste, materiale og online evaluering. Samt de bruger online spørgsmål og online afstemning til at øge deltagerinvolveringen.

Dem, der har mange programpunkter viser programmet inddelt i dage og spor/workshops, samt giver sorteringsmulighed efter temaer og personligt program. Nogle indhenter tilmelding til workshops og spor, så der er mulighed for at omrokere lokaler. 

Messearrangører fremviser også udstillerliste med udstillerinformation, personlig udstillerliste og standplan. 

Inddeling af deltagere ved borde

Arrangører som holder større konferencer eller medarbejderevents ønsker oftest at sammensætte deltagerne ved borde til frokost eller middag for at sikre en god blanding af deltagerne. Det gør de digitalt med ConferenceCommunicator bordplanlægning ud fra interesser, afdelinger eller andet. Systemet sørger for, at der ikke kan ske dobbeltbooking af deltagerne til flere borde.

Arrangørene nyder godt af at bordsystemet "taler sammen med" andre moduler, så bordnummeret overføres til deltagernes navneskilte og i event app´en. 

Facilitering af relevante møder med matchmaking

De arrangører som ønsker at deres deltagere kan møde andre relevante deltagere til deres events, tilbyder adgang til vores matchmaking platform. Herigennem kan deltagerne oprette en passende matchmaking profil og præbooke møder med hinanden. Arrangøren har typisk opsat nogle søgekriterier, som gør det lettere for deltagerne at finde relevante deltagere at mødes med.

Systemet sørger for at tildele deltagerne 1:1 møder med mødevarighed og tidsrum, som arrangøren har opsat. Nogle tilbyder matchmaking i specifikke tidsrum som et frivilligt valg som 1-2t om eftermiddagen. Mens andre holder events, hvor møder og matchmaking er omdrejningspunktet.   

Ankomstscanning og Onsite print af navneskilte

Der er efterhånden ikke den arrangør, som ikke benytter sig af ankomstregistrering af deltagerne i vores system. De fleste foretager scanning af deltagernes QR-koder, som er blevet udsendt via vores beskedsystem (e-mail eller sms) via vores event app. Mens andre foretager ankomstregistreringen i administrationssystemet via PC.

Uanset metode, så er den store fordel, at man opnår 100% styr på deltagerne. Ikke nok med at vide, hvem der er tilmeldte, så ved man hvem og hvor mange, der (rent faktisk) ankom. 

Mange benytter sig samtidig af vores onsite print modul, hvor deltagernes navneskilte udskrives på stedet ved ankomstscanning. Det er både bæredygtigt og smart. 

Digital styr på udstillernes leads

De fleste messearrangører tilbyder deres udstillere at gemme deres kundeleads digitalt med vores Lead Scanner. Nogle giver gratis adgang til lead scanningsfunktionen til alle udstillere, mens andre tilbyder det som et ekstra tilkøb.

Udstillerne scanner messegæsternes QR-kode, typisk fra navneskiltet, og får herved styr på deres leads. De kan også tilknytte noter. Scanningen foregår via ConferenceCommunicator Event App, og QR-koden generers via tilmeldingssystemet. Udstillerne får adgag til deres leadliste i Excel enten ved at bede app´en om at sende dem listen til deres e-mailadresse eller ved at logge ind i administrationssystemet.

Skal vi tales ved om fordelene for dig?

Er du nysgerrig på, at høre mere om ConferenceCommunicator og undersøge fordelene for dig? Hvad enten du holder konferencer, messer, kurser eller andre events.

Så kontakt Jeannette Eis på telefon 42 46 46 03 eller e-mail: je@attendwise.com. 

Eller klik på "gå til kontaktformular" og udfyld kontaktformularen. Så vender vi hurtigst muligt tilbage til dig.