Har I sammenhæng i data mellem jeres eventsystem og CRM/marketingssystem?

Hvis konferencer, messer eller andre events er en central del af jeres virke, f.eks. som en aktiv marketingskanal eller som et tilbud som faglig konference eller messe, så er der ingen tvivl om, at data er vigtig for jer, og derfor går I naturligvis op i at data hænger sammen mellem de systemer som I bruger. Men hvorfor er det vigtigt? Jo, det er et jo selvfølgelig fordi en kunde eller et medlem er et lead, og aktiviteterne hos jer derfor skal kunne måles og logges, og gerne på sådan en måde at en aktivitet kan trigge en anden.

 Dilemma: Eventsystem, marketingssystem eller CRM-system
- hvad ”bør” vægte højest hos jer?

Det kan ikke være let at sidde i en medlems - og brancheorganisation eller virksomhed, hvor valget står mellem 3 forskellige, men lige vigtige systemer:

• Eventsystem
• Marketingssystem
• CRM-system/kundedatabase

Hvad er vigtigst? Hvad kommer først, er det store spørgsmål. Og det kommer nok an på, hvem man spørger. Drømmescenariet er måske at finde ét system, der kan det hele. Men hånden på hjerte, det er desværre ikke realistisk, i hvert fald ikke hvis dét som systemerne skal kunne løse vægter lige højt.

Events: Hvis du er eventansvarlig for konferencer, medarbejderevents, gå-hjem-møder, messer olign., vil du nok mest hælde mod et tilmeldings - og eventsystem, da fokus her er på at spare tid i planlægningen, at få automatiseret en masse manuelle processer i dit arbejde vedrørende jeres events, samt at give deltagerne en bedre og professionel oplevelse med et system, der er udviklet med events for øje.

Marketing: Men hvis du primært - eller også - sidder med marketing, ja, så er det at kunne nå medlemmerne og kunderne med rette content jo omdrejningspunktet, og så er det typisk et marketingssystem med nyhedsbreve og automation flows, der vægtes højest.

Kunder/medlemmer: Mens sidder du med ansvar for medlemmerne/kunderne på et overordnet plan, ja, så har du for øje at skulle vide ”alt om dem” i forhold til deres aktiviteter hos jer. Hvilke arrangementer har de deltaget i? Hvilke møder har de haft med jer? Hvilke projekter har de deltaget i etc.. Da er et brugbart CRM-system alfa-omega, hvor alt nyttig information kan blive noteret på en let måde.

Altså et CRM-system er jo egentlig dét, der skal opsamle al information om kunden/medlemmet/leadet med udgangspunkt i alle jeres aktiviteter.

Hvad skal I prioritere hos jer – de individuelle systemer eller sammenhængen?

I den ideelle verden ville I nok prioritere alle tre systemer lige meget, hvor I kan vælge det bedste af hvert system på de tre områder, som løser de individuelle opgaver, kan man fristes til at sige.

MEN nøglen til størst succes ligger i om systemerne kan tale sammen ved dataoverførsel/integration mellem systemerne, sådan at en aktivitet kan noteres på medlemmet eller kunden ét sted og være synligt et andet.

Og at en aktivitet kan trigge en anden aktivitet, som vi typisk kender det fra marketing automation flows, hvor et klik på websitet/nyhedsbrevet ét sted trigger ét klik og en handling et andet sted. Hvor intentionen typisk er at få en kunde til enten at foretage et køb med det samme eller til at få dem til at booke et møde med dig olign..

Det kan også være at deltagelse til en faglig konference/et fagligt oplæg til et event kan trigge handlingen om at udsende nyhedsmail lige inden for det specifikke fagområde.

Efter min mening skal I vurdere de enkelte behov hos jer nøje – og derefter vurdere de enkelte systemer ud fra de unikke behov indenfor hvert felt med formålet for øje:

• Planlægning af events med tidsbesparelse og deltagerinvolvering for øje
• Markedsføring med automation flows for en kunde-aktion for øje
• Kunderegistrering af alle relevante aktiviteter til høj grad af kundekendskab

MEN I skal naturligvis prioritere behovene og stille jer selv spørgsmålene, hvad er vigtigst for os? Hvilke behov har vi, og hvad får vi størst værdi ud af, om det er:
 

• Spare tid i planlægning og administration?
• Flere nye varme leads og kunder?
• Fuldstændig styr på vores kunder og leads?

Og I skal HUSKE ”limen” mellem systemerne, kan de integreres? Kan vi få overført data mellem systemerne? Og kunne vi evt. ”nøjes med” to systemer, som f.eks.:
 

• Et kombineret CRM-system med et eventmodul + et marketingssystem?
• Et kombineret marketings - og CRM-system + et eventsystem? 

Hvad skal du overveje ved valg af eventsystem, hvis vi tager ”eventbrillerne på”?

Valg af systemer kommer som sagt oftest an på perspektivet om, hvad der vægter højest hos jer. Men hvis vi nu tager ”eventbrillerne på”, og har to ting for øje:

• At spare tid i planlægning og administration af events
• At øge deltagerinvolvering – og engagement

Hvis ovenstående er noget som vægter højt hos jer, så skal I selvfølgelig dykke nærmere ned i jeres behov og processer mht. planlægning og eksekvering af events, og I kan med fordel nedfælde behovene til en mini kravspecifikation. Derefter kan I kigge på tilmeldings – og eventsystemer mht. hvordan de kan løse jeres specifikke behov, som f.eks:

• Kan vi let oprette events og kopiere et event til et andet (spare tid)?
• Kan deltagerne let tilmelde sig?
• Er administrationssystemet på dansk?
• Er det brugervenligt?
• Kan vi øge deltagerinvolvering og engagementet?
• Kan vi importere og eksportere deltagerdata?
• Kan vi let få overblik over deltagerlogistikken? Tilmeldte, ikke tilmeldte, ankomne, udeblevne etc.?

SAMT:

• Kan vi let få overført data som deltagelse til et specifikt event til vores CRM/marketingssystem?

Sidstnævnte spørgsmål er tænkt som opmærksomhed på, om I kan overføre en persons deltagelse til et event til jeres CRM/marketingssystem på en let måde. Enten deltagelse til hele eventet eller deltagelse til specifikke tematiske oplæg, sådan at deltagelse medfører udsendelse af nyhedsmails/breve indenfor et specifikke emne, samt selvfølgelig invitation til nye events inden for det specifikke emne og interesseområde.

Sådan kan events blive et meget brugbart markedsføringsmiddel. Spørgsmålet er ”blot”, hvad der vægter højest hos jer? Hvilke behov skal jeres systemer løse? Og hvordan?

P.S. Hvis I ønsker at kigge ind i eventsystemers mulighed for dataintegration med andre systemer, så se om leverandøren tilbyer api´er til dette, og HUSK at vend jeres behov for dataoverførsel med dem.