Sådan lever du op til myndighedernes krav med vores check-in og check-out løsning

Emne: GDPR, data og dokumentation (udgivet den 13. august)

Nu har vi gjort det lettere for dig, at overholde myndighedernes krav til hvor mange deltagere og messegæster, du må have til din event. Du kan simpelthen holde styr på antal deltagere under samme tag ved at scanne dem ved både ankomst og afgang. Scan deltagerne når de ankommer og når de går hjem igen - med ConferenceComunicator EventApp.

Som arrangør af en konference eller messe (eller anden event) har du fået endnu en opgave til listen. Nemlig det at overholde reglerne og kravene til hvor mange deltagere, der må forsamles til din event. For det første er der lige nogle regler, du skal sætte dig ind i. For der er forskellige regler alt efter hvor og hvordan du holder din event. Og for det andet, skal du kunne dokumentere, at du overholder kravene.

Hvor mange må der forsamles hos jer?

Holder du en messe, ja, så skal du følge retningslinjerne for storcentre og stormagasiner. Og her skal du beregne hvor mange deltagere, der kan være under samme tag på en gang i forhold til det samlede kvadratmeterareal.

- se retningslinierne her

Holder du en konference, ja, så skal du forholde dig til, om du holder konferencen et professionelt sted som på et hotel - eller konferencested eller et andet sted. Der må nemlig være flere deltagere til din konference, hvis du holder den på et hotel - eller konferencested, hvor deltagerne primært sidder ned. Og med god afstand, selvfølgelig.

- se retningslinierne her

Hav styr på dine deltagere med vores ind og udtjekningssystem

Hvordan virker vores check-in og check-out løsning? Det er faktisk ganske simpelt. Mange af eventarrangørene kender allerede funktionen i dag med at scanne deltagernes unikke QR-kode ved ankomst. Og det nye er så, at man nu også kan scanne deltagerne, når de går hjem igen. Herved får du som arrangør et komplet overblik over både de ankomne og dem, der er gået igen. Og med en real-time tæller kan du holde øje med samtidig deltagere på et givent tidspunkt. Skulle du få brug for log-filen, ja, så kan vi selvfølgelig være behjælpelige med dette.

Hvad scanner man med? ja, det er så blot via ConferenceCommunicator EventApp, at du får adgang til en QR-scanner til formålet. Altså den helt samme event-app, som du bruger til at vise dit program, deltagere, udstillere med videre. Her vil personalet (dem der scanner) blot skulle logge sig ind og enten vælge check-in eller check-out. Og har du flere lokaler, du ønsker at I skal scanne ved, ja, så oprettes der blot specifikke adgange til de forskelige lokaler. Du kan herved have helt styr på hvor mange der er i alt - og hvor mange, der er i de enkelte lokaler. Hvis behov herfor.

Hvordan kommer du i gang med løsningen?

Hvad kræver set-upp´et? Du skal blot have en netforbindelse, et par smartphones og så downloade ConferenceCommunicator EventApp. Personalet logger sig ind og scanner derudaf - enten check-in eller check-out.

Mange af vores kunder indhenter både tilmeldinger med vores tilmeldingssystem og bruger event app´en til at informere og kommunikere med deres deltagere. De kobler så blot deltagerlisten til scannings-funktionen i app´en - og opretter personale log-in. Men for dem, som bruger et andet tilmeldingssystem, ja, de skal blot importere deltagerlisten til vores system og ellers er det samme set-up med app´en.

Hvad nu hvis man har et akut behov for sådan en løsning? Selve opsætningen af check-in og check-ud tager ikke lang tid, og det hjælper vi gerne med. Har du ikke andre af vores moduler, kan du godt leje dig ind til kun at bruge denne ind og udtjekningsløsning. Det kræver blot et par smartphones og en netforbindelse. Vi skal blot importere deltagerlisten (og udstillerlisten) og oprette personale log-in.

Ønsker du også on-site udskrift af navneskilt?

Hvordan kan du tjekke deltagerne ind samtidig med udskrivning af navneskiltene? Samtidig med at du scanner og tjekker deltagerne ind kan navneskiltet blive "spyttet" ud. Det betyder, at du kan benytte dig af vores 2-i-en løsning, om du vil. Flere og flere arrangører ønsker nemlig at navenskiltet først udprintes ved ankomst. Det gør det lettere samt det virker professionelt. Og det er i samme arbejdsgang, at personalet scanner deltagerens QR-kode, hvorefter de ankomstregistreres og navenskiltet udskrives på en printer. Typisk er der opsat flere printer, hvis I har flere indgange med ankomstscanning.

Hvem leverer hvad? Vi leverer den tekniske løsning med ind - og udtjekning af deltagerne via scanning og on-site udskrivning af navenskiltet on-site. Og vores samarbejdspartner Kongresartikler.dk leverer printere og selve navenskiltene mv.. Nysgerrig på denne on-site udskrivning? Så klik dig videre her.