1. Kan jeg få eget branded tilmeldingssite med egne farver, billede og logo?
Ja, du får selvfølgelig dit tilmeldingssite i jeres egne farver og fonte, samt billede og logo. Holder du flere events, som har forskellige farveudtryk, ja, så kan du blot opsætte de forskellige farver, du ønsker for hvert event og tilmeldingssite.
2. Kan jeg skræddersy tilmeldingssitet til at indhente præcis de deltagerdata, som jeg ønsker?
Du opsætter tilmeldingssitet til at indhente præcis de deltagerinformationer, der er relevante for din event. Holder du flere events, ja, så tilpasser du naturligvis hver formular til hvert event. Der kan jo være forskel på, hvad du ønsker at indhente af informationer.
3. Hvilke deltagerdata og på hvilken måde kan jeg indsamle deltagerdata?
Du indhenter præcis de deltagerdata, som du har behov for. Typisk basisinformationer som navn, titel, firma, e-mail og telefonnummer. Samt evt. land, afdeling, branche og interesser. Du kan også indhente interesser, valg for hotel, mad og transport. Du kan indhente data på forskellige måder via tekstfelter, afkrydsning, drop-down eller radio button.
4. Kan en deltager tilmelde andre deltagere på deres vegne?
Du kan sætte tilmeldingssystemet op til at kunne håndtere tilmelding af flere personer på en gang. En deltager kan tilmelde sig selv og andre på én gang, eller en person kan blot tilmelde andre på deres vegne. Personen vælger hvem, der skal have tilmeldingsbekræftelsen og evt. adgangsbilletterne (personlig QR-kode) eller navneskiltene.
5. Kan jeg oprette flere forskellige tilmeldingssites til samme event?
Ja, du kan godt oprette og tilknytte flere forskellige tilmeldingsformularer og tilmeldingssites til samme event. I nogle tilfælde har du jo brug for at indhente forskellige informationer fra dine deltagere. Som almindelige deltagere, studerende og VIP's, samt oplægsholdere og udstillere.
6. Kan jeg kopiere tilmeldingsites - eller skal jeg oprette et site forfra hver gang?
Du kan selvfølgelig kopiere og redigere i dine tilmeldingsformularer og tilmeldingssites, så du netop ikke skal begynde forfra, hver gang du skal oprette en ny tilmeldingsformular.
7. Kan mine deltagere først tilmelde sig hele eventet og senere tilmelde sig workshops og spor?
Ja, du kan sagtens lade dine deltagere registrere sig med deres data og tilmelde sig eventet først, og senere give dem adgang til at kunne tilmelde sig spor eller workshop via tilmeldingssitet. Du har jo oftest først programmet på plads senere.
8. Kan jeg udsende invitationer til bestemte personer med præ-udfyldte felter?
Ja, du kan godt invitere bestemte deltagere via tilmeldings - og beskedsystemet. Du importerer deltagerne med deltagerdata til tilmeldingssystemet og udsender en invitationsmail med link til deltagerens personlige tilmeldingsformular. De kan eventuelt udfylde flere felter eller straks klikke Tilmeld.
Du kan hermed begrænse tilmelding til bestemte inviterede. Du kan også både invitere de kendte deltagere samtidig med, at du også har åbne tilmeldinger.
9. Kan jeg sætte tilmeldingssitet op til at registrere om deltagerne ønsker at tilmelde eller afmelde sig?
Hvis du ønsker, at deltagerne, som du inviterer, skal tage et bevidst valg, om de ønsker at komme til dit event eller ikke, kan du have to valgmuligheder, hvor de enten registrerer sig med "Tilmeld" eller "Afmeld".
Så skal du blot importere deres deltagerdata til tilmeldingssystemet og invitere dem med link til tilmeldingssitet. Her kan de så bekræfte deres tilmelding eller afmelde sig.
10. Kan jeg indhente forhåndsregistreringer til godkendelse inden de bliver tilmeldt?
Har du behov for at screene de registrerede deltagere inden en enelig tilmelding, kan du sætte Tilmeldingssystemet op til at kunne håndtere forhåndsregistreringer. Du kan endda bruge en hurtig metode til at tilmelde eller afmelde mange på en gang, så du har en effektiv godkendelsesprocedure.
11. Kan jeg sørge for at få indhentet samtykke til at vise deltageren på en deltagerliste?
Ja, du kan via tilmeldingsformularen indhente et aktivt samtykke, hvor deltageren selv vælger om han/hun ønsker at vises på en offentlig deltagerliste. Hvis du også bruger ConferenceCommunicator Event App og/eller Event Website, kan du vise deltagerlisten deri, som kun består af de deltagere, der er OK med det.
12. Hvordan får jeg overblik over mine deltagere mht. tilmelding, afmelding, ankomst?
Du kan via administrationssystemet til enhver tid danne dig et overblik over hvem og hvor mange deltagere, der har tilmeldt sig dit event, og eventuelt afmeldt sig eller er på venteliste. Du kan med fordel scanne deltagernes QR-kode ved ankomst og eventuelt også ved workshop eller spor. Herved har I fuld status og overblik over jeres deltagere.
13. Kan jeg opsætte produkter med priser og tage imod betaling?
Ja, via vores produktmodul og betalingsløsning kan du opsætte de produkter og priser som du ønsker. Du vælger, om du ønsker at bruge eget fakturasystem eller ConferenceCommunicator´s fakturasystem. Samt om du ønsker at bruge EAN faktura og/eller betalingskort.
Du kan endda generere kassekladder i e-conomics, hvis du bruger det som økonomisystem, via vores integrationsmodul IEX.
14. Modtager og håndterer Attendwise betalingen på vores vegne?
Nej, det gør vi ikke. Attendwise er som softwareleverandør af et Tilmeldingssystem ikke berettiget til at håndtere transaktioner på vegne af andre. Derfor modtager arrangøren selv den direkte betaling.
15. Kan jeg opsætte Early Bird priser og kan jeg bruge rabatkoder?
Du kan opsætte Early Bird priser med en reduceret pris til en vis dato, hvorefter prisen automatisk opjusteres til den normale pris. Du kan også godt oprette rabatkoder med rabatpriser, hvis du f.eks. ønsker at kunne give reduceret priser til dine samarbejdspartnere.
16. Kan mine deltagere vælge hoteller og hotelværelser via Produktmodulet?
Ja, du kan opsætte forskellige typer felter med maks antal som hoteller og værelsestyper med forskellige priser i produktmodulet og betalingsløsningen. Hvor der tælles ned ved bestilling. Du kan endda tilbyde dine deltagere, at de kan ønske at dele værelse med en anden deltager, enten fra samme firma eller et andet firma. De kan da invitere den anden deltager til at tilmelde sig via et særligt invitationslink.
17. Kan mine deltagere reserverer buspladser, så jeg ved hvor mange, der skal med de forskellige?
Du kan via Tilmeldingssystemets reservationsmodul oprette busser med maks antal pladser, hvorved deltagerne kan reservere en plads i den ønskede bus. Der tælles ned ved hver reservation med fjernelse af bussen, når alle pladser er optagede. Og skulle der være afmeldinger, ja, så frigives pladserne igen.
18. Kan jeg tracke hvilke samarbejdspartnere, der giver flest tilmeldinger?
Hvis I er flere partnere, som samarbejder om et event, kan du godt oprette partner-specifikke tilmeldingslinks, så du kan spore fra hvem dine tilmeldinger kommer fra. Du ser hermed hvem af dine samarbejdspartnere, der genererer flest tilmeldinger.
19. Kan jeg sammensætte bordplaner og grupper?
Du kan oprette det antal borde, du ønsker med det antal deltagere, der kan sidde ved hvert bord. Du tildeler dine deltagere de borde, de skal sidde ved ud fra deltagerlisten. Du undgår selvfølgelig dobbeltbooking. Du kan vise bordnummeret på deltagerens navneskilt og i event app´en via deltagerens personlige profil.
Du kan også bruge funktionen til at sammensætte deltagerne i teams til workshops eller til gruppearbejde.
20. Kan jeg opsætte navneskilte via Tilmeldingssystemet og kan de udskrives onsite?
Ja, du kan opsætte navneskiltet i et af systemets skabeloner, eller du kan udforme din egen skabelon i det ønskede format. Du vælger de deltagerinformationer, som du ønsker overført fra tilmeldingsformularen til navneskiltet, inklusiv logo og eventuelt QR-kode. Du bestemmer om navneskiltene først skal udskrives onsite ved deltagernes ankomst, eller om du ønsker at printe dem på forhånd eller medsende som PDF til deltagerne.
21 . Hvordan sikrer jeg mig, at jeg overholder GDPR i forbindelse med indhentning af tilmeldinger?
Der er både procesmæssige og tekniske foranstaltninger, der gør sig gældende i forbindelse med indsamling og behandling af persondata. Vær bevidst om hvilke informationer, du ønsker at indhente og hvorfor.
Husk at udform dine tilmeldingsbetingelser korrekt. Vi leverer gerne en skabelon. Sæt vores eventsystem op til at slette deltagerdata efter en vis dato. Og så har vi som databehandler og I som dataansvarlig naturligvis underskrevet en databehandlerkontrakt, som lever op til GDPR og Databeskyttelsesforordningen.
